Wir nutzen Microsoft 365 und Microsoft Teams, zur Durchführung von Bürokommunikation sowie für Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine mündliche Zustimmung bitten. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.
Microsoft 365 und Microsoft Teams sind ein Service der Microsoft Ireland Operations, Ltd. Dafür haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter geschlossen.
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
- Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Office 365 Installation
Hinweise:
Wenn Sie sich entscheiden, das MS365 der Schule zu installieren, sollten Sie vorher sämtliche andere Microsoft Office Versionen deinstallieren. Ansonsten kann zu unvorhersehbaren Nebeneffekten kommen.
Bedenken Sie dabei, dass Sie das MS365 der Schule nur so lange Nutzen können, wie ihr Kind an der Realschule Wassertrüdingen angemeldet ist. Danach müssen Sie entweder wieder ihre alte Office Version installieren, eine neue Lizenz kaufen oder die Freeware LibreOffice oder OnlyOffice nutzen, welche für den privaten Bereich meist ausreichend ist.
Möchten Sie ihre eigene Microsoft Office Version behalten, ist das kein Problem.
- Installation MS365 der Schule
- Anmelden eine bereits vorhandenen Microsoft Office Variante.
Installation (Windows 10)
- Öffnen Sie einen Browser (Edge, Firefox, Chrome, ...) und melden Sie sich mit ihren Zugangsdaten der Schule bei https://portal.office.com an.
- Klicken Sie anschließend rechts oben auf das Feld Office Installieren.
- Wählen Sie die Option Office 365-Apps.
- Es wird der Download der Installationsdatei gestartet. Laden Sie die Datei vollständig herunter und öffnen Sie sie mit einem Doppelklick. Office ProPlus wird nun installiert. Dies kann eine Weile dauern, da erst noch sämtlich Programmdaten aus dem Internet geladen werden.
Bei einem bereits bestehenden Microsoft Office anmelden
- Öffnen Sie ein Programmteil des Microsoft Office, z.B. Word. Klicken Sie rechts oben auf den Benutzernamen.
- Klicken Sei auf Mit einem anderen Konto anmelden und melden Sie sich mit ihren Zugangsdaten der Schule.
Hier werden die Installationsschritte unter verschiedenen Betriebssystemen behandelt.
- Windows 10
- Android
Windows 10
Unter Windows 10 sollte OneNote standardmäßig installiert sein. Überspringen Sie die Installationsschritte, wenn das Programm schon vorhanden ist.
- Öffnen Sie den Microsoft Store und geben Sie in das Suchfeld "Microsoft OneNote" ein.
- Klicken Sie auf Installieren.
Möglicherweise folgt die Frage nach einem Microsoft Konto. Diese Anfrage können Sie mit einem Klick auf das x rechts oben abbrechen. Download und Installation werden nun gestartet.
- Starten Sie OneNote. Entweder klicken sie auf Starten oder suchen die entsprechende OneNote Kachel im Startmenu.
- Wählen Sie das Geschäfts-, Schul- oder Unikonto.
- Geben Sie ihren Benutzernamen der Schule ein. (Keine persönliche E-Mail-Adresse). Bestätigen Sie mit Weiter.
- Geben Sie ihr zugehöriges Kennwort ein.
- Klicken Sie auf Nein, nur bei dieser App anmelden, um nur OneNote mit ihrem Schulaccount anzumelden.
- OneNote ist nun installiert und einsatzbereit.
Android
- Gehen Sie in den Google Playstore und suchen Sie nach "Microsoft OneNote". Klicken Sie auf Installieren.
- Öffnen Sie OneNote nach der Installation. Entweder direkt über den Button Öffnen oder über das Icon auf ihrem Startbildschirm.
- Geben Sie nun ihren Benutzernamen von der Schule ein. (Nicht ihre persönliche E-Mail-Adresse). Bestätigen Sie mit Weiter.
- Geben Sie anschließend ihr Kennwort ein.
- Die Anmeldung läuft. Geben Sie evenuell entsprechende Zugriffsrechte und bestätigen Sie am Schluss mit Loslegen. OneNote ist nun einsatzbereit.
Web-Apps verwenden
- Öffnen Sie einen Browser (z.B. Edge, Firefox, Chrome, ...) und navigieren Sie zur Seite https://portal.office.com
- Melden Sie sich mit ihren Zugangsdaten an.
- Auf der linken Seite finden Sie die Icons zu den WebApps der typischen Office Programmen. (W = Word, X = Excel, P = Powerpoint, Blaue Wolke = OneDrive, N = OneNote, T = Teams)
In der Mitte sind die letzten Dateien zu finden, die geöffnet bzw. verändert wurden.
- Links oben befindet sich das 9-Punkte-Menu. Mit einem Klick darauf erhalten Sie nochmals einen Überblick über alle verfügbaren WebApps.
- Rechts oben befinden sich das Zahnrad, ein Fragezeichen für die Hilfe und die eigenen Initialen bzw. das Profilbild.
Hinter dem Zahnrad verbergen sich Einstellungen (Anpassen des Designs, Sprache und Zeitzone, Kennwort ändern, Kontakteinstellungen)
Das Fragezeichen leitet zur Hilfe weiter.
Über die Initialen bzw. das Profilbild können Sie sich wieder abmelden bzw. zu den Kontoeinstellungen gelangen.
- Profilbild ändern: Klicken Sie rechts oben auf die Initialen, anschließend auf Mein Office-Profil. Sie werden in die WebApp von Delve umgeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit, ein Profilbild einzustellen (sofern gewünscht). Klicken Sie auf das Kamerasymbol neben der grauen Person und laden Sie ein Profilbild für ihr Kind hoch.
Allgemeine Informationen
Für die Dauer des Schulaufenthalts können alle Schülerinnen und Schüler kostenlos auf das Microsoft 365 A3 zugreifen.
Bei MS365 handelt es sich um ein vollwertiges Microsoft Office mit zusätzlichen Web-Angeboten für eine einfache Zusammenarbeit. Durch das „Student Advantage Benefit“ fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Pro Nutzer ist es erlaubt, die Desktopversionen von Office auf bis zu 5 PCs/Macs und die Office-Apps auf bis zu 5 Tablets und 5 Smartphones zu installieren und zu nutzen. Zusätzlich können die Webversionen von jedem internetfähigen Gerät aufgerufen werden.
Dieser kostenlose Zugang beinhaltet:
- Eine E-Mail-Adresse
- Unbegrenzter Onlinespeicher (OneDrive)
- Kostenloses Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, …)
- Microsoft OneNote und Teams (und weitere webbasierte Programme)
So können Sie das Kennwort zurücksetzen.
Voraussetzung: Registrierung bei der automatischen Kennwortrücksetzung
Passwort wiederherstellen
- Öffnen Sie einen Browser (Edge, Firefox, Chrome, ...) und navigieren Sie zu https://portal.office.com
- Geben Sie ihren Benutzernamen ein und bestätigen Sie mit Weiter.
- Klicken Sie auf Kennwort vergessen.
- Geben Sie die Benutzer-ID an. Die Benutzer-ID ist nichts anderes als der Benutzername.
Geben Sie zusätzlich die Zeichen/Wörter aus der Abbildung ein. Dies dient als SPAM-Schutz.
Bestätigen Sie mit Weiter.
- Wählen Sie die Kontaktmethode aus, mit der Sie sich bei der automatischen Kennwortrücksetzung registriert haben. Sie erhalten anschließend eine Prüfcode.
E-Mail: Klicken Sie auf E-Mail.
Textnachricht: Geben Sie ihre Handynummer ein, mit der Sie sich bei der automatischen Kennwortrücksetzung registriert haben. Bestätigen Sie mit Text.
Anruf: Geben Sie ihre Handynummer ein, mit der Sie sich bei der automatischen Kennwortrücksetzung registriert haben. Bestätigen Sie mit Anrufen.
- Geben Sie den Prüfcode im Browser ein und bestätigen Sie mit Weiter.
- Vergeben Sie ein neues Kennwort ein. Bestätigen Sie anschließen mit Fertig stellen.
- Sie erhalten nun eine Nachricht, dass das Kennwort erfolgreich zurückgesetzt wurde.
Sollten Sie in Zukunft das Passwort vergessen haben, so können Sie über diese Funktion das Passwort schnell und einfach zurücksetzen. Hinterlegen Sie dafür eine E-Mail-Adresse und/oder Handy-Nummer. Diese Kontaktdaten werden nur für die Passwortrücksetzung benutzt und sind nicht öffentlich einsehbar.
Registrierung (Schritte)
- Melden Sie sich bei https://portal.office.com mit ihren normalen Zugangsdaten an.
- Es erscheint ein Hinweis von Microsoft, dass weitere Informationen erforderlich sind. Klicken Sie auf weiter.
- Sie können sich für den Microsoft Authenticator entscheiden oder eine andere Methode einrichten.
Für eine andere Methode (z.B. E-Mail oder Smartphone) wählen Sie "Ich möchte eine andere Methode einrichten." und anschließend die Methode, die Sie nutzen möchten.
Sie können zu einem späteren Zeitpunkt auch noch anderere Sicherheitsinformationen hinterlegen oder die Methode wechseln.
Authentifizierung per E-Mail
- Geben Sie eine gültige persönliche E-Mail-Adresse ein. Diese E-Mail-Adresse wird z.B. für die Kennwortrücksetzung benötigt, sollte es mal vergessen werden.
Denken Sie bitte daran die E-Mail-Adresse anzupassen, sollten Sie sich eine neue E-Mail-Adresse zulegen.
Bestätigen Sie mit "Weiter".
- Sie werden nun aufgefordert einen Code anzugeben.
Gleichzeitig wurde Ihnen Innerhalb weniger Sekunden eine E-Mail die angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Der Absender ist "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. ". Bitte kontrollieren Sie notfalls den SPAM-Ordner, falls die E-Mail nicht ankommt.
In dieser E-Mail finden Sie den Zahlencode. Tragen Sie diesen in das Feld ein und bestätigen Sie mit "Weiter".
- Es folgt die Meldung, dass die Sicherheitsinformationen erfolgreich hinterlegt worden sind. Bestätigen Sie mit "Fertig".
Das Einrichten der automatischen Kennwortrücksetzung ist damit abgeschlossen.
So können Sie ihr Kind bei MS365 anmelden.
Zugangsdaten
Folgende Dinge müssen erfüllt sein, um einen Microsoft365 Zugang (Word, Excel, Powerpoint, ...) zu erhalten.
- Abgabe der Einverständniserklärung im Sekretariat (in Papierform)
- Zusenden des MS365-Benutzernamens über den Schulmanager an Herrn Derwing
Erst wenn beide Punkte erfüllt sind, wird ein Zugang erstellt und per Schulmanager zugeschickt.
Benutzername:
SchülerInnen, die ab dem Schuljahr 23/24 an die Schule gekommen sind, konnten einen eigenen Benutzernamen wählen.
Für alle anderen gilt noch: Der Benutzername bzw. die Microsoft 365 zugehörige E-Mail-Adresse hat immer die Form:
Passwort
Für die erste Anmeldung erhält Ihr Kind ein temporäres Passwort von der Schule über den Schulmanager.
Anmelden
- Besuchen Sie mit einem aktuellen Browser (Edge, Firefox, Chrome, ...) die Seite https://portal.office.com
- Die Anmeldeseite von MS365 erscheint nun. Bitte geben Sie hier ihre Zugangsdaten ein, die Sie von der Schule erhalten haben.
Bitte geben Sie hier keine eigene E-Mail-Adresse bzw. nicht die Zugangsdaten zu einem privaten Microsoft 365 Account an.
Sollte der Zugang nicht funktionieren oder von der Beschreibung hier abweichen, kontrolllieren Sie bitte, ob Benutzername richtig geschrieben wurde und achten Sie auf Groß-/Kleinschreibung des Passworts. Probieren Sie es bitte noch einmal.
Es gilt: statt ä, ö, ü und ß muss ae, oe, ue und ss geschrieben werden. Sonderzeichen werden nicht unterstützt. Bsp.: é wird zu e. - Nach der Anmeldung mit dem temporären Kennwort werden Sie nun aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben.
Geben Sie zuerst nochmal das temporäre Kennwort bei "Aktuelles Kennwort" ein. Unten können Sie nun das neue Passwort auswählen. Achten Sie auf ein sicheres Passwort. Die Sicherheitseinstellungen verhindern, dass zu schwache oder zu leicht erratbare Kennwörter benutzt werden. Noch besser sind Passphrasen (siehe www.welivesecurity.com oder www.heise.de), da schwerer zu knacken, aber leichter zu merken.
- Der Benutzername / Die E-Mail-Adresse ist mit dem neuen Passwort/Passphrase nun für alle Microsoft 365 Produkte an unserer Schule gültig. Sie können sich damit auch online oder an den entsprechenden Apps auf Smartphone, Tablet oder PC anmelden.
Hinweis
- MS365 muss über das Internet heruntergeladen und aktiviert werden. Das Verarbeiten von großen Daten im Internet hängt von der genutzten Internetverbindung ab. Volumentarife eignen sich dafür nicht.
Bitte beachten: Mit Verlassen der Schule werden der Zugang und alle online gespeicherten Daten gelöscht. Bitte sichern Sie daher wichtige Daten rechtzeitig.
Datenschutz
Die Rechenzentren von Microsoft, auf denen die Daten gespeichert und verarbeitet werden, stehen in Europa. Zusätzlich soll bald ein Umzug der Daten auf Server innerhalb Deutschlands erfolgen (Frankfurt und Berlin). Informationen zu den personenbezogenen Daten finden Sie auf der Einwilligung. Es werden keine anderen Daten von der Schule weitergegeben. Microsoft sichert zu, sich an die DSGVO zu halten. Durch die Volumenlizenzierung gibt es einen Auftragsdatenverarbeitungvertrag.
Siehe Punkt 2: Einsatz digitaler Meden (Bayrisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus)
- Datenschutzerklärung von Microsoft (Link)
- Datenschutz und Microsoft Teams (Link)
- Digitales Werkzeug unterstützt "Lernen zuhause" (Link)
- Im Daten-Dschungel: Wo speichert Microsoft eigentlich meine Daten? (Link)
- Neue Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten (Link)
- BayLDA - Stärkung der Nutzer-Rechte: Microsoft ergänzt Standardvertragsklauseln (Link)
Downloads:
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Bitte beachten: Mit Verlassen der Schule werden der Zugang und alle online gespeicherten Daten gelöscht. Bitte sichern Sie daher wichtige Daten rechtzeitig.